Как подготовить организацию к СОУТ: чек-лист работодателя

Специальная оценка условий труда требует не только приглашения организации, которая проводит исследования. Работодателю необходимо заранее подготовить перечень рабочих мест, документы и сотрудников, которые будут участвовать в процедуре. Чем точнее подготовлены исходные сведения, тем меньше риск задержек, повторных запросов и несоответствия результата фактическим условиям труда.

Когда нужно начинать подготовку

Начать подготовку следует до планируемой даты проведения работ. Срок зависит от количества рабочих мест, структуры организации, наличия подразделений, оборудования и особенностей технологических процессов.

Отдельно необходимо анализировать ситуации, при которых может потребоваться внеплановая СОУТ. Основания и сроки зависят от конкретного обстоятельства: изменения условий труда, создания рабочего места, происшествия, предписания или другого предусмотренного законом случая. Не каждое изменение оборудования автоматически означает необходимость новой оценки.

Шаг 1. Подготовить предварительный перечень рабочих мест

Сначала работодатель подготавливает предварительный перечень рабочих мест, подлежащих оценке. Нужно проверить наименования должностей, подразделения, количество одинаковых рабочих мест и фактические обязанности работников.

Важно не ограничиваться штатным расписанием. Если сотрудники с одной должностью выполняют разные операции, используют разное оборудование или работают в разных помещениях, эти обстоятельства необходимо отдельно проанализировать.

При наличии аналогичных рабочих мест комиссия определяет особенности проведения СОУТ на таких рабочих местах. Ошибки в предварительном перечне могут привести к неполному охвату рабочих мест, подлежащих СОУТ, или необходимости дополнительной работы.

Шаг 2. Сформировать комиссию и график

Работодатель образует комиссию, назначает ответственных лиц и утверждает график проведения СОУТ. Комиссия до начала выполнения работ утверждает перечень рабочих мест с указанием аналогичных рабочих мест. Число членов комиссии должно быть нечётным, а состав и порядок её деятельности утверждаются приказом работодателя. Для микропредприятий законодательством предусмотрены особенности, если комиссию невозможно сформировать в общем порядке.

В графике желательно указать подразделения, планируемые сроки, ответственных сотрудников и порядок доступа специалистов к рабочим местам. Сотрудники подразделений должны заранее знать, какие документы и сведения необходимо предоставить.

Шаг 3. Подготовить сведения о рабочих местах

Для подготовки работ обычно нужны:

- сведения о должностях и численности работников;
- описание выполняемых операций;
- перечень оборудования и инструментов;
- данные об используемых материалах и веществах;
- сведения о режиме работы и продолжительности операций;
- документы о технологических процессах;
- информация о применяемых средствах защиты;
- данные о ранее проведённой СОУТ, если она была.

Состав сведений зависит от конкретного рабочего места. Не следует включать в документы операции, которые фактически не выполняются, или исключать регулярные работы, если они не отражены в должностной инструкции.

Шаг 4. Проверить фактические условия

До начала исследований нужно убедиться, что рабочие места находятся в обычном рабочем состоянии. Оборудование должно быть установлено и эксплуатироваться в том режиме, в котором обычно работают сотрудники.

Следует проверить освещение, вентиляцию, расположение оборудования, используемые материалы, маршруты перемещения и наличие средств защиты. Если рабочие процессы временно изменены, это необходимо сообщить специалистам, проводящим оценку.

Исследования проводят при штатных процессах и с используемым оборудованием. Если условия временно изменены, об этом необходимо сообщить экспертам; рабочее место не следует специально изменять только на день измерений. СОУТ должна отражать реальные условия труда, поэтому формальное описание без фактической проверки недостаточно.

Шаг 5. Организовать работу комиссии и экспертов

Комиссия обеспечивает доступ к рабочим местам, предоставляет документы и отвечает на вопросы по технологическим операциям. Следует организовать возможность опроса работников об их фактических операциях, используемых материалах и условиях труда.

Эксперт организации, проводящей СОУТ, выполняет идентификацию потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов, а комиссия утверждает её результаты. Перечень факторов, подлежащих исследованиям и измерениям, формируется комиссией в установленном порядке с учётом действующей методики, классификатора и особенностей рабочего места. Для отдельных рабочих мест закон предусматривает проведение исследований без идентификации.

Шаг 6. Проверить отчёт и оформить результаты

После завершения работ отчёт подписывается всеми членами комиссии и утверждается её председателем не позднее 30 календарных дней со дня направления отчёта работодателю организацией, проводящей СОУТ. В течение трёх рабочих дней со дня утверждения отчёта работодатель уведомляет организацию, проводившую СОУТ, и направляет ей копию утверждённого отчёта. Работодатель организует ознакомление работников с результатами на их рабочих местах под подпись не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчёта. В срок не включаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и междувахтового отдыха.

Сведения во ФГИС СОУТ по общему правилу передаёт организация, проводившая СОУТ. При наличии предусмотренных законом оснований работодатель подаёт декларацию соответствия условий труда не позднее 30 рабочих дней со дня внесения сведений о результатах СОУТ во ФГИС СОУТ. При наличии сайта работодателя в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчёта размещаются сводные данные о классах условий труда и перечень мероприятий, с соблюдением требований о защите информации.

Типовые ошибки

К типовым ошибкам относятся:

- в перечень не включены все рабочие места;
- должности указаны формально, без описания реальных операций;
- не учтены совмещение функций и работа на разных участках;
- документы об оборудовании не соответствуют фактическому состоянию;
- комиссия не контролирует сроки;
- работники не ознакомлены с результатами;
- отчёт не используется для обновления документов по охране труда.

Чек-лист работодателя

Перед началом СОУТ проверьте:

Определены все рабочие места.

Проверены аналогичные рабочие места.

Создана комиссия.

Назначены ответственные.

Утверждён график.

Подготовлены сведения об оборудовании и процессах.

Организован доступ к рабочим местам.

Проверено фактическое состояние помещений и оборудования.

Определён порядок ознакомления работников.

Назначены ответственные за дальнейшие мероприятия по результатам СОУТ.

ООО «Труд-Экспертиза» выполняет работы по организации и проведению СОУТ: помогает сформировать перечень рабочих мест, организует исследования, оформляет результаты и консультирует по дальнейшим действиям работодателя. Оставьте заявку, чтобы обсудить подготовку вашей организации.