О сроках хранения дел по результатам спецоценки
После проведения работ по оценке условий труда подготавливается отчетная документация. Отчеты необходимо хранить в архивах всех организаций. Сроки хранения установлены нормативными актами.
Отчетная документация и прилагаемые к ней протоколы инструментальных замеров, заключений, перечни РМ, сводные сведения, декларации, карта, мероприятия по устранению замечаний и улучшению условий труда должны храниться не менее 45/75 лет при следующих нюансах:
- По месту, где проводилась оценка – 45 лет, но если при выполнении работ обнаружено воздействие вредных факторов или наличие опасных условий, то время хранения документов увеличивается до 50 лет (если ведение документов окончено после 01.01.2003), 75 лет – по окончанию ведения документов до 01.01.2003.
- В иных структурах – 5 лет.
О формировании дела СОУТ
При формировании архивных дел нужно соблюдать следующие требования:
- Обобщить в дела документацию для временного и постоянного хранения.
- Составлять дела из одного экземпляра каждого документа.
- В одном деле сгруппировать документы одного года, исключение составляют переходящие дела.
Правильным будет формирование дел по СОУТ по году и виду. Приложения к документам будет целесообразнее содержать в одном деле, так как в них содержится единая информация.
Последовательность составления дел по СОУТ состоит из:
- Планирования проведения работ.
- Выбора экспертной организации.
- Составления отчетных материалов.
